En konferens utomlands låter spännande. Många svenska företag planerar nu konferansresor för att samla sitt team eller sina kunder. Men utan rätt plan blir det stressigt och dyrt. Så planerar du en konferens utomlands på ett sätt som faktiskt fungerar och som gör det roligt för alla inblandade. Det handlar inte bara om att välja ett hotell och köpa flyg. De är om att skapa något som folk kommer ihåg under många år framöver.
Välj rätt destination utan att blåsa budgeten
Destinationen är startpunkten. Flygtiden spelar en stor roll för svenskar just nu. Folk orkar inte sitta på ett plan i åtta timmar. Därför är destinationer med flygtid under tre timmar från Sverige smartast. Tänk på Alicante, München, Split, Lissabon, Prag eller Paris.
Ekonomin är viktig att tänka på. Kronan är svag just nu, så långväga resor blir dyrare. En destination nära hemma sparar pengar på flyg och hotell. Räkna först hur många som ska åka. En liten grupp på tjugo personer behöver ett annat budget än hundra deltagare. Alicante kan bli billigare än Paris för samma upplevelse. München erbjuder bra konferenscenter och centralt läge. Prag lockar många eftersom det är prisvärt och roligt (och inte för att nämna att det är vackert). Fråga dig själv: vad behöver vi för konferensen? Vad kan vi faktiskt betala för? När du svarar på det blir valet mycket enklare.
Kombinera möten med upplevelser så blir konferensen minnesvärd
En konferens är inte bara presentationer från åtta till fem. Det är tråkigt. Människor glömmer bort det när de åker hem. Men när du blandar möten med aktiviteter händer något helt annat folk blir engagerade och bygger relationer.
En morgon kan börja med löprundor i staden. På eftermiddagen håller ni era seminarier. Kvällen avsluts med en volleybollmatch eller cykelutflykt. Några gillar matlagning och vill lära sig göra lokal mat tillsammans. Andra njuter av en vinprovning med en lokal expert. Dessa aktiviteter skapar naturliga samtal mellan kollegor som kanske inte pratar så mycket på kontoret.
Aktiviteterna gör också att folk nätverkar utan att det känns tvunget. De skrattar tillsammans, hjälper varandra i spelet, smakprovar mat. Det bygger förtroende. Tanken är att balansera arbete och kul inte att göra en semester av konferensen. En bra mix ser ut så här: arbete på förmiddagen, aktivitet efter lunch, arbete igen på eftermiddagen, socialt på kvällen. Då får du det bästa av två världar.
Hantera praktiken visum, kultur och buskag
Nu till det som många skjuter på. Men det är inte så svårt om du gör det i rätt ordning.
Först visum. Inom EU behöver du inget visum för svenska medborgare. Men går ni till Turkiet eller Thailand? Då måste ni kontrollera reglerna. Gör det minst två månader innan avresan. Var och en måste ha ett giltigt pass som är validt i minst tre månader efter hemkomsten. En checklist hjälper här skriv ned vad varje person behöver göra.
Kulturella skillnader spelar större roll än många tror. I Sverige pratar vi direkt. I andra länder är det respektlöst. I Japan är det viktigt att byta visitkort på rätt sätt. I Spanien äter folk sent räkna inte med att äta middag före åttionde kvällen. En snabb googling på "affärsetikett i [landet]" sparar dig från pinsamheter (tro mig, jag vet).
Säkerställ att hotellet och konferenslokalen är lätt att ta sig till. Är det nära flygplatsen? Kan folk i rullstolar ta sig överallt? Finns hiss? Är maten vegetarisk eller allergivänlig för alla? En bra konferenslokaler tänker redan på detta. Tänk också på miljön. Välj hotell som sparar vatten och energi. Flyga inte om ni kan åka tåg små val gör skillnad.
Ta första steget redan idag
En konferens utomlands är en investering. Du investerar pengar, ja, men framför allt investerar du i kunskap och relationer. Dina anställda lär sig nya saker. De bygger nätverk. De mår bättre när de arbetar tillsammans på ett nytt ställe.
Börja planera tidigt. Sex till åtta månader innan är idealt. Ring ett konferenscenter och beskriv vad du vill. De har redan gjort det här hundra gånger och vet vad som fungerar. Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt. Första steget är att bestämma ungefär när och hur många deltagare. Det är allt. Resten löser sig när du väl börjar.
Vill du ha hjälp? Konferenscenter.nu kan assistera dig från början till slut från att välja destination till att planera aktiviteter och säkerställa att allt fungerar när folk landar på flygplatsen. Vi älskar att ordna detta. Ring eller skicka ett mejl så tar vi det från här.
