Vad gör du när problem uppstår under eventet

Evenemang är komplexa arrangemang där många saker måste fungera samtidigt. Du har människor, teknik, mat, säkerhet och väder som alla kan skapa problem. Därför behöver du veta hur du hanterar oförutsedda problem under eventet för de kommer att dyka upp oavsett hur väl du planerar. Det är bara så de fungerar.

Forskning visar att oväntade problem inträffar på nästan alla större evenemang. Men organisationer som förbereder sig på förhand och agerar snabbt när något går snett kommer undan mycket bättre. Evenemangschefer rankas bland de mest stressiga jobben nästan lika stressiga som att vara brandman eller pilot. Det beror på alla dessa oväntade saker som kan hända när som helst (och de gör det).

Bygg din krisplan innan evenemanget startar

Den bästa tiden att planera för kriser är långt innan evenemanget börjar. Du måste tänka igenom vad som faktiskt kan gå fel på just din plats.

Börja med att identifiera svaga punkter. Gå runt på platsen och fråga dig själv: Vad kan gå snett här? Kanske strömmen försvinner. Kanske projektorns lampa går sönder. Kanske catering-företaget blir försenat. Kanske någon deltagare blir sjuk eller aggressiv.

Bedöm olika typer av kriser som kan uppstå:

• Tekniska fel ström, projektor, mikrofoner, WiFi
• Beteendeproblem aggressiva gäster, konflikter
• Säkerhetsproblem obehörig personer, brand
• Catering-problem fel mat, förseningar

Därefter skapar du en tydlig ledningsstruktur. Vem gör vad när något går snett? En person leder krisen. En annan talar med deltagare och media. En tredje hanterar säkerhet. Alla måste veta sina roller på förhand.

Ta ett konkret exempel: en stor konferens med 500 deltagare behöver alltid en reservprojektor och en backup-strömkälla. Annars kollapsar de hela evenemanget om något går fel.

Träna personalen innan evenemanget. De måste veta vad de ska göra när krisen slår till. En kort övning löser mycket.

Kommunicera snabbt när problemet slår till

När något faktiskt går snett måste du agera inom minuter. Långsam reaktion gör det bara värre.

Först behöver du ett fungerande kommunikationssystem. Använd radio, en mobilapp eller fysiska möten för att hålla ihop ditt team. Alla måste kunna nå varandra direkt.

Utse en talesperson - bara en person talar med deltagare och media. Det förhindrar rykten och motstridiga budskap. Om du har tio personer som säger tio olika saker blir deltagare bara förvirrade och nervösa.

Informera deltagare snabbt och ärligt. Säg vad som hänt och hur länge det tar att fixa. Till exempel: "Strömmen är borta just nu. Vi förväntar oss att de är fixat om 30 minuter." Människor accepterar problem mycket bättre när de vet vad som händer.

Vid allvarliga problem kontaktar du myndigheter. En brand, ett våldsbrott eller en större olycka kräver polis eller brandkår.

Håll ditt säkerhetsteam aktivt och synligt när folk ser att vuxna människor hanterar situationen blir de lugnare.

Lär av varje problem så blir nästa event bättre

Efter evenemanget är det dags att lära dig från allt som hände. De problem du stöter på nu blir dina insikter för nästa gång.

Samla in enkäter från deltagare. Men håll det enkelt högst fem frågor. Fokusera på det viktigaste: var de nöjda? Vad kunde bli bättre? Märkte de några problem?

Rapportera även små incidenter, inte bara stora kriser. Om en gäst blev sjuk. Om WiFi-en bröt en gång. Om någon blev försenad. Små problem visar ofta ett mönster.

Träffa ditt team dagen efter evenemanget medan allt är färskt. Vad gick bra? Vad misslyckades? Vad skulle du göra annorlunda nästa gång?

Uppdatera din krisplan baserat på vad du lärde dig. Om flera deltagare klagade på att det tog för lång tid att få mat behöver du fler väskor eller fler servörer nästa gång. Om strömmen var instabil behöver du en bättre elsäkerhet.

Börja förbereda dig idag

Oförutsedda problem är helt normala på evenemang. Du kommer aldrig att kunna förhindra alla problem. Men du kan förbereda dig för dem.

Gör det här nu: Skriv en lista över alla risker på din plats. Träna ditt team på vad de ska göra vid olika kriser. Välj en talesperson. Skapa ett kommunikationssystem.

En väl förberedd organisation klarar kriser utan att deltagarna märker det. Det är skillnaden mellan ett framgångsrikt event och ett kaotiskt event.