Skapa en miljövänlig konferens som fungerar
Konferenser är fantastiska för att träffas, dela idéer och bygga nätverk. Men de är också ofta tunga för miljön. En genomsnittlig konferens med 200 deltagare kan generera utsläpp motsvarande det en familj orsakar på flera månader. Mycket av detta kommer från resorna dit ett långt flyg från Stockholm till Göteborg kan ge ett personligt koldioxidavtryck på tio kilo per person. Det låter kanske abstrakt, men när du multiplicerar det med hundratals deltagare blir de verkligt påtagligt.
Det goda nyheten? Du kan göra en stor skillnad. Genom att planera rätt kan du skapa en konferens som är både bra för affärerna och bra för jorden. Här är hur du skapar en hållbar och miljövänlig konferens från start till slut med praktiska tips du kan använda redan idag. (Och nej, du behöver inte vara miljöaktivist för att börja.)
Välja rätt plats är halva jobbet
Platsen du väljer spelar en gigantisk roll. Om konferensen ligger långt bort måste alla flyga eller köra långt. Det slösar både tid och miljö. Välj därför en plats som är lätt att nå med tåg eller buss för de flesta deltagarna.
Leta efter konferenscentra som har miljömärkningar. Svanen är ett nordiskt märke som betyder seriös miljöarbete. Green Key visar att hotellet arbetar aktivt med hållbarhet. ISO 20121 är en internationell certifiering speciellt för events och konferenser. Dessa platser har redan investerat i energisnål belysning, solpaneler och bra avfallshantering.
Göteborg är världskänd för sina hållbara mötes- och konferenslokaler. Staden har utvecklat ett helt ekosystem för miljövänliga events. När du granskar en plats, fråga direkt: Använder ni förnybar energi? Hur hanterar ni avfall? Kan ni erbjuda lokala leverantörer? Rätt svar på dessa frågor visar att du hittat rätt ställe.
Få deltagarna att resa klimatsmart
Resorna står för den största delen av konferensens klimatpåverkan. Det är därför du måste vara smart här. Om konferensen måste vara på fredagen, börja på torsdagskvällen istället. Då kan folk ta tåget kvällen innan och slippa ta dagen ledigt. Det lockar också tågresenärer.
Samla på er tillsammans. Erbjud en samåkningsapp eller en Facebookgrupp där deltagare kan hitta rideshare. Det sparar både pengar och miljö. Några arrangörer ger rabatt på konferensbiljetten för dem som reser miljövänligt kanske 10 procent rabatt för tåg eller buss jämfört med flyg.
Prata redan innan konferensen. Skicka ett mail två veckor innan som säger: "Vi erbjuder samåkning från Stockholm Central till vår konferens." Kontakta också SJ, Flixbus och lokala taxiföretag. De kan ibland ge specialpriser för större grupper. När människor ser att det är enkelt och billigt väljer de ofta det hållbara alternativet.
Mat och dryck utan dåligt samvete
Det är lätt att glömma att mat också har ett stort miljöavtryck. En hamburgare på konferensen kräver mycket vatten och foder för korna. En salad med lokala grönsaker är mycket bättre.
Jobba med leverantörer som växer mat nära konferensplatsen. Fråga efter grönsaker som är säsongsanpassade jordgubbar på sommaren, rotfrukter på hösten. De kräver mindre transport. Erbjud vegetariska rätter som huvudalternativ. Det behöver inte vara trist en god linssoppa, bönburgare eller grönsakskebab kan tilltala nästan alla (faktiskt ofta bättre än köttet). Kött behövs bara som ett extra val, inte huvudrätten.
Minska matsvinn genom att portionera medvetet. Använd små tallrikar. Låt det vara buffé där folk tar vad de faktiskt äter. Många konferenser kastar bort upp till 30 procent av maten det är slösa pengar och miljö. Vid många möten kan du också samla ölde mat och ge till lokala matbanker eller få det komposterat.
Minimera avfall och engångsprodukter
Engångsmuggar, plastservietter och engångstallrikar hamnar ofta i soporna. På en konferens med 300 personer kan det bli hundratals kilogram skräp. Det går att göra smartere.
Använd riktiga muggar istället för engångsmuggar för kaffe och te. Många deltagare tycker det känns mer professionellt ändå. För mat: använd glas eller bambuskålar som kan diskas. De ser snyggt ut och folk respekterar miljön mer när servisen är vacker.
Sätt upp tydligt märkta kärl för papper, plast, glas och matavfall. Märk dem med stora bokstäver och enkla bilder folk förstår då vad som hör hemma var. Många gör misstag bara för att de inte förstår systemet. Ha en person på plats som kan guida folk första dagen. Det lönar sig.
Mät din framgång. Väg avfallet före och efter konferensen. Hur mycket av det var återvunnet? Kunde ni kompostera något? Nästa år kan du då sätta ett nytt mål att minska ytterligare 20 procent.
Digital teknik och miljövänlig kommunikation
Ett tjockt trykt program med 200 sidor för varje deltagare är slöseri. En konferens med 400 deltagare kan spara 40 kilogram papper bara genom att göra programmet digitalt.
Skapa en app eller en digital hemsida där deltagare kan se schema, speaker-bios och tider. Många moderna konferensbolag erbjuder detta idag och de är ofta billigare än tryckt material. Folk kan söka, filtrera och få push-notifieringar om ändringar det är bättre än papper.
Skicka information digitalt före konferensen också. "Här är praktisk info för din resa" ett email är bättre än ett trykt brev. Hybrid-möten är också ett stort steg framåt: en del sitter fysiskt på plats, andra deltager på video. Det minskar resor drastiskt för dem som kan delta hemifrån.
Om du måste trycka något gör det på miljömärkt papper. Svanen-märkt papper är tillverkat med miljötankar redan från början. Väl värt några kronor extra per ark. Många konferenser tryckar bara ett fåtal viktiga handlingar och sparar massiv på både miljö och budget.
Kommunicera hållbarhetsbudskapet före konferensen. Berätta för deltagare vad ni gör för miljön det inspirerar många att också ta egna val. En del möten skickar tips om hur folk kan resa klimasmart, vilken mat som är vegansk, och hur avfallssystemet fungerar. Det visar att ni bryr er.
Börja redan idag. Du behöver inte göra allt på en gång. Välj två eller tre åtgärder från denna artikel och implementera dem på din nästa konferens. Det kan vara att välja en miljömärkt plats, arrangera samåkning eller servera vegetarisk mat. Små val multipliceras när hundratals människor gör dem tillsammans och det skapar en mycket större miljöpåverkan än du tror.
Besök konferenscenter.nu för att hitta miljömärkta konferensplatser nära dig. Där kan du också läsa om vilka andra arrangörer har gjort, få inspiration och boka en plats som redan arbetar med hållbarhet. Ta steget idag din nästa konferens kan bli både lönsam och grön.
