Vilka detaljer avgör om konferensen lyckas
Föreställ dig två konferenser på samma dag. Den ena är fullsatt med deltagare som chattade glatt under pauserna, ställde smartfrågor och följde upp veckor senare. Den andra? Folk satt tysta, telefonen var ständigt framme, och ingen hade en aning om varför de egentligen var där.
Skillnaden låg inte i storleken på salen eller hur många stora namn talarna hade. De viktigaste detaljerna som avgör om konferensen lyckas handlar om helt andra saker (och här kommer de flesta arrangörer att häpna). Det är detaljerna som de flesta arrangörer inte ens tänker på men som deltagarna märker omedelbar.
Här är vad som faktiskt gör skillnaden.
Börja med klara mål vad ska konferensen faktiskt åstadkomma?
Du måste veta varför konferensen existerar innan du bokar något. Är målet att människor ska nätverka? Att de ska lära sig något nytt? Att ni ska sälja era tjänster? Eller kanske en blandning?
Tydliga mål styr allt. Vilka talare du bokar. Hur långt pauserna ska vara. Om du behöver breakout-sessioner eller inte. En försäljningsfokuserad konferens ser helt annorlunda ut än en kunskapsdelande workshop.
Praktisk tips: Skriv ned exakt tre konkreta resultat du vill ha när dagen är slut. "Hundra nya kontakter", "Tjugo försäljningssamtal" eller "Deltagare som förstår vad vi gör". Allt du planerar framöver styrs av dessa tre mål.
Plats, tid och teknik de tre sakerna som inte får bli fel
Platsen är viktigare än du tror. Ligger den långt från kollektivtrafiken? Då kommer färre. Är rummet kallare än ett ishall? Då blir ingen glad. Är det dåligt med parkering? Folk ger upp innan de anländer.
Timing spelar också stor roll. En konferens på fredagen innan sommaren? Många kommer inte. En på måndagen? De är trötta och har ett hundra mejl från helgen.
Tekniken måste fungera från sekund ett. Om del av publiken är online kräver du en duktig tekniker två mikrofoner. En backup-dator. Testning dagen innan.
En databranskonferens i Stockholm fungerade perfekt eftersom de hade bokad en tekniker som var på plats två timmar tidigare. Då löste hon redan wifi-problemet innan någon märkte det.
Gör deltagarna verkligt engagerade bortom passiva lyssnare
Många arrangörer tror att interaktivitet löser allt. Så de fyller programmet med "speed networking" och breakout-sessioner. Deltagarna ser det redan på schema och blir stressade.
Engagemang kommer från bra talare. Från relevanta pauser där folk faktiskt kan prata. Från att få mat de gillar och tillräckligt med kaffe.
En enkel regel: deltagare bryr sig mest om två saker mat och pausutrymme. Ge dem det bättre än förväntningarna, så är du redan på väg mot en lycka.
En konkret aktivitet som alltid fungerar? Bordsmiddagar eller små gruppdiskussioner runt borden. Inte formella paneler. Folk pratar naturligt när de sitter ner tillsammans.
Kommunicera innan, under och efter håll trådarna samman
Kommunicationen innan konferensen är ofta för svag. Du skickar ett mejl. Väntar. Skickar ett till. En vecka före skickar du ännu ett.
Det räcker inte. Använd flera kanaler. E-post för formell info. En LinkedIn-grupp eller Slack-kanal för att bygga community före dagen. SMS-påminnelse två dagar innan. En agenda-uppdatering en vecka före om det skulle bli ändringar.
Under konferensen? Fråga deltagarna hur det går. Vilka sessioner var bäst? Vad saknade de? Med feedback på stället kan du justera nästa dag om konferensen är två dagar lång.
Efter konferensen är viktig för långsiktigt värde. Ett uppföljnings-mejl dagen efter med tack och länkar till bilderna. En kort enkät. Kanske en chat där folk fortsätter diskussionen.
Mät faktiskt resultat hur vet du om det gick bra?
Du behöver enkla siffror. Hur många kom? Hur nöjda var de på en skala ett till tio? Skedde något praktiskt efteråt - säljsamtal, nya projekt, nya vänner?
Net Promoter Score är bara en fråga: "Skulle du rekommendera den här konferensen till en kollega?" Svar mellan noll och tio. Över åtta är bra. Under sex betyder att det fanns problem.
Du bör mäta redan under planeringen. Inte bara efter. Vilka tal tror du blir mest populär? Vilka tider blir svårast för folk att komma? Med dessa gissningar kan du justera innan dag ett.
En teknikkonferens i Göteborg mätte nöjdheten direkt efter varje talare via en app. De såg att förmiddagstalarna fick höga betyg, men eftermiddagen sjönk. Nästa år började de tidigare och hade kortare sessioner på eftermiddagen. Nästa år var betyget mycket högre.
Slå fast konferensen med kraft och nästa steg
Detaljerna tillsammans skapar helt olika upplevelser. En konferens med tydliga mål, rätt plats och bra mat är redan två steg före konkurrenter.
Du behöver inte ändra allt på en gång. Börja denna vecka med en sak. Skriv ned dina tre konkreta mål. Eller boka en tekniker. Eller planera bättre mat på pauserna.
En fråga att fundera på: om du var deltagare själv, vad skulle få dig att komma tillbaka nästa år? Börja där. Det är ofta där som de största vinsterna göms.
