Så blir din digitala konferens mycket bättre
Digitala och hybrida konferenser är här för att stanna. Många organisationer har upptäckt att det går att nå fler människor när du kombinerar ett fysiskt rum med en digital plattform. Sverige är särskilt väl utrustat för detta vi har världens snabbaste internet och nästan alla har tillgång till bredband. De här tips för digitala och hybrida konferenser handlar ofta om att utnyttja den tekniken vi redan har.
Men teknik är bara halva lösningen. En bra konferens handlar främst om att hålla människor engagerade, oavsett om de sitter vid ett konferensbord eller hemma vid datorn. I den här artikeln visar vi dig konkreta knep för att få det att fungera - från att sätta upp tekniken rätt till att göra dina deltagare ivriga att komma tillbaka (det är faktiskt möjligt).
Så bygger du en stabil grund för dina möten
Innan något roligt kan hända behöver du låta tekniken fungera. Börja med ett enkelt steg: testa din internetuppkoppling. Om du märker att videon stävar eller ljudet hackar, kontakta din leverantör. En stabil anslutning är grunden för allt.
Välj sedan en plattform som passar dina behov. Zoom är populär för större möten. Microsoft Teams passar bra om du redan använder Offices verktyg. Det finns även specialiserade lösningar för konferenser som erbjuder mer avancerade funktioner.
Här är de viktigaste sakerna: gör ett testmöte innan den riktiga konferensen. Låt några personer testa både video, ljud och skärmdelning. När något inte fungerar är det bättre att upptäcka det då än mitt under presentationen. Ha också en backup-plan. Om internet går ner kan du spela in sessionen och skicka den senare, eller ha ett alternativt internetöverflöde klart.
- Kontrollera internetuppkopplingen minst en vecka innan
- Testa plattformen tillsammans med några kollegor
- Ha en teknisk supportperson på hand under konferensen
- Förbered inspelat material som reserv
Så håller du energin uppe från start till slut
Digital trötthet är verklig. Folk blir uttröttade när de sitter och stirrar på skärmar i flera timmar. Lös det genom att bryta upp sessioner i mindre bitar högst 45 minuter innan en paus. Använd tiden för att gå en runda eller dricka kaffe.
Engagera dina deltagare aktivt. Ställ live-frågor där folk kan svara. Använd omröstningar så de kan visa vad de tycker. Låt chatten vara öppen så att människor kan ställa frågor utan att det blir jobbigt. En nätverkingkväll på Instagram eller Facebook kan också få folk att känna sig mer sammankopplade.
Berätta tydligt innan konferensen börjar vad som kommer att hända. Skicka ett mail med loggningsmöjligheter, agenda och vilka som är talare. Under mötet kan du spela in allt - då kan de som missar något se det senare. Det får fler att vilja ta del av innehållet.
- Håll sessioner på max 45 minuter
- Ställ minst två live-frågor per timme
- Använd sociala medier för nätverkande före och efter
- Spela in och dela inspelningar efteråt
- Skicka uppdateringar om schema eller tekniska ändringar snabbt
Ett bra knep är att låta fysiska och digitala deltagare blanda sig. Om du har folk på plats kan de också vara med i chaten och ställa frågor tillsammans med dem online. Det skapar en känsla av att alla är på samma möte, även om de är på olika ställen.
Prova dessa tips vid ditt nästa möte eller konferens. Du behöver inte göra allt på en gång - börja med att förbättra en sak åt gången. Inom kort märker du att både du och dina deltagare får mycket mer ut av att träffas, oavsett om det är digitalt eller fysiskt. Och de digitala deltagarna slutar slumra i baksätet.
