Företagets årliga kickoff är ofta det tillfälle då alla samlas på samma ställe och många lyckas ändå inte få ut det maximala av dagen. Det är synd, egentligen. En kickoff kan vara skillnaden mellan ett företag där folk faktiskt känner varandra och ett där kollegorna bara är namn i en Slack-chatt. Om du planerar rätt, med tydliga mål och aktiviteter som engagerar, blir kickoffen ett verktyg som ger resultat långt efter att folk åkt hem från hotellet.
Hur du får ut mer av företagets årliga kickoff handlar inte om att arrangera en fest. Det handlar om att bygga något riktigt. I den här artikeln lär du dig de konkreta stegen för att göra din kickoff minnesvärd och effektiv.
Kickoffen är något helt annat än bara fest
En kickoff är en samling där företaget träffas för att stärka samarbetet, presentera nya riktningar och påminna varandra om varför ni arbetar tillsammans. Den innehåller ofta presentationer från ledningen, workshops där folk löser problem tillsammans, teambuilding-aktiviteter och socialt umgänge.
Det kanske låter enkelt. Men när många arbetar hemifrån och träffas sällan blir kickoffen något helt annat. Den blir en chans att faktiskt se sina kollegor. Att få en känsla för vem som sitter på kontoret i Stockholm när du själv jobbar från Göteborg (eller tvärtom). En kickoff kan vara skillnaden mellan att vara ett fragmenterat företag och ett som faktiskt hänger ihop.
Utan kickoffen blir de lätt att alla blir isolerade i sina egna projekt. Med kickoffen kan folk förstå varandra bättre. De förstår vad andra jobbar med. De skapar relationer som gör det lättare att maila senare, att ringa när något brinner, att hjälpa till även om man inte är närmaste chef.
Planera med ett klart mål från början
Många kickoffar misslyckas för att ingen tydligt sa varför de äger rum. Folk kommer för att det är obligatoriskt. De förväntar sig en dag bort från kontoret. Men utan ett klart mål blir det bara kaotiskt och utan riktning.
Innan ni bokar lokal, skriv ned 2 3 konkreta mål. Fråga er: vad vill vi att kickoffen ska åstadkomma? Är målet att stärka samarbetet mellan två avdelningar som jobbar långsamt tillsammans? Är de att introducera nya värderingar? Att öka motivationen inför ett nytt år? Att presentera en ny affärsstrategi?
Tydliga mål gör att alla deltagare förstår varför de är där. De vet vad som förväntas av dem. Ledningen kan välja aktiviteter som faktiskt passar målen. Om målet är "vi vill att alla team känner varandra" passar en skattjakt perfekt. Om målet är "vi presenterar ny strategi" behöver ni andra saker, som workshops och diskussioner.
Aktiviteter som får folk att prata om kickoffen veckor senare
En bra kickoff innehåller aktiviteter som engagerar folk. Det är inte bara passiv lyssning på presentationer. Det är något där människor deltar, tänker och gör något tillsammans.
Skattjakter är populära för att alla kan delta oavsett tidigare erfarenhet. Kreativa workshops där folk löser problem tillsammans skapar energi. Gruppdiskussioner där folk får säga sin mening gör att kickoffen blir personlig. Allt detta är bättre än en chef som talar i två timmar utan avbrott.
Här är det viktiga: anpassa aktiviteter efter era medarbetares preferenser, inte vad arrangören tycker är kul. Vissa folk älskar att röra på sig och är extroverta. Andra föredrar djupare samtal i mindre grupper. En bra kickoff har både och det kan vara en interaktiv förmiddag följt av ett lugnt eftermiddagsprogram. Variation håller energin uppe.
Balans mellan arbete och socialt så funkar det
En misstag många gör är att fylla kickoffen med antingen bara arbete eller bara fest. Den ena sidan gör folk uttröttade. Den andra gör att ni inte får något konkret gjort tillsammans.
Det bästa är en balans. Om kickoffen är två dagar kan ni ha arbetsintensiva förmiddagar och mer avslappnad socialtid på eftermiddagarna. Förmiддagen kan innehålla presentationer, strategidiskussioner och workshops. Eftermiddagen kan vara skattjakt, gemensam middag eller bara att hänga tillsammans och prata.
Balansen är smart för två skäl. Först skapar den starkare relationer. Folk hinner känna varandra på ett djupare plan. För det andra får ni faktiskt resultat från arbetsinsatserna. Folk orkar fokusera på presentationer och diskussioner när de inte är utslitna. En heldag med bara möten gör att folk blir trötta och slutar lyssna redan vid lunch.
Konflikter är inte något att dölja handlem konstruktivt
Många fruktar att något går snett på kickoffen. Två team som inte gillar varandra möts. Någon säger något dumt. Stämningen blir tung. Många vill då bara låtsas att inget hände och hoppas att folk glömmer det.
Det är fel. Konflikter uppstår ofta (och det är helt okej, förresten). Det viktiga är att ni hanterar dem öppet istället för att låta dem växa. Om två team är irriterade på varandra ska ni ta upp det direkt. Snacka om vad som är problemet. Jobba tillsammans för att lösa det. Det kan vara något enkelt som saknad kommunikation. Det kan vara något större som kräver nya processer.
Genom att hantera konflikten på kickoffen blir den en möjlighet till förändring. Utan att adressera den drar problemet med sig hem. Folk blir mer bitter. Arbetet blir svårare. En kickoff där ni faktiskt löser något tillsammans är en kickoff som ger värde långt efteråt.
Gör något med allt som hände följ upp efteråt
Många kickoffar glöms bort två veckor senare. Folk åker hem. Livet går vidare. Allt som diskuterades på kickoffen försvinner i mötes-bruset.
Uppföljning är avgörande för att förhindra detta. Skicka en enkät efter kickoffen och fråga vad folk tyckte. Vad fungerade bra? Vad skulle vara bättre nästa gång? Men viktigast av allt: se till att beslut och insikter från kickoffen faktiskt leder till åtgärder.
Exempel: under kickoffen sa många att de vill bättre samarbete mellan säljteamet och produktteamet. Då startar ni ett projekt som faktiskt gör det möjligt. Ni kan skapa veckovisa möten mellan teamen. Ni kan sätta en gemensam målsättning. Genom att göra något med det folk sa blir kickoffen inte bara en dag. Den blir början på verklig förändring.
En bra kickoff är ett strategiskt tillfälle att bygga kultur och stärka samarbetet. Med rätt planering, aktiviteter och uppföljning blir kickoffen ett verktyg som ger resultat långt efter att folk åkt hem från hotellet. Börja redan nu att förbättra er kickoff eller att planera nästa. Det är väl värt investeringen.
