Tänk dig en konferens där hälften av deltagarna sitter med armarna i kryss och stirrar på klockan. De andra hälften sitter på framkanten av stolen, ställer frågor och diskuterar glatt under kaffepausen. Skillnaden är stor och den handlar om motivation. Hur du får deltagarna att känna sig motiverade avgör om evenemanget blir ett misslyckande eller en framgång. Motiverade deltagare kommer i tid, lyssnar aktivt och implementerar det de lär sig. Omotiverade deltagare? De drar på sig och glömmer bort halva innehållet på vägen ut.
Motivation hos deltagare är inte något som bara händer av sig själv. Du måste skapa rätt förutsättningar. I forskning vet man mycket om det här (och det är faktiskt ganska intressant) när forskare involverar deltagare och visar att de värdesätts, engageras de mycket mer. Samma sak gäller för konferenser och företagsevenemang. Det finns enkla metoder som faktiskt fungerar.
Ge tydlig information från start
Deltagare kommer motiverade när de vet vad de går till. Skicka en välstrukturerad välkomstmail minst två veckor innan eventet. Berätta vem som talar, vad de ska presentera och varför de är relevanta för just dessa deltagare. Lägg till praktiska detaljer: tid, plats, vilka pausar som finns och om de serveras mat.
Presentera informationen både skriftligt och muntligt. En mail räcker inte många läser den inte. Ring upp några deltagare eller skapa en kort video där du presenterar programmet med entusiasm. Berätta vad de kommer att få ut av dagen. Konkret exempel: istället för "Föreläsning om digitalisering kl. 10.00" skriver du "Lär dig tre konkreta verktyg som sparar ditt team två timmar per vecka".
Tydlig information skapar förtroende. Deltagare som förstår vad som händer och varför är redan halvvägs motiverade innan de sätter sig i stolen.
Låt deltagarna påverka och bli sedda
Människor engagerar sig när de har inflytande. Ge deltagarna möjlighet att välja bland workshopar, inte bara ett låst schema. Låt dem ställa frågor direkt till talarna. Ännu bättre: be dem dela egna erfarenheter. En deltagare som fått ordet och känt att hennes tankar betyder något kommer motiverad tillbaka nästa år.
Använd enkla metoder för att få röster. En digital omröstning om vilka teman som intresserar deltagarna före evenemanget ökar engagemanget kraftigt. Under dagen kan du använda samtalscirklar där deltagare diskuterar i smågrupper (mycket mer effektivt än klassiska föreläsningar, om du frågar mig). Interaktiva övningar där folk arbetar tillsammans skapar energi och motivation.
Känslan av att bli sedd och hörd är kraftfull. När deltagare märker att deras åsikter påverkar programmet trivs de mycket bättre.
Visa värdering och ge återkoppling
En enkel komplimang väcker större engagemang än du tror. Beröm en deltagare för en bra fråga. Dela slutresultat från evenemanget t.ex. "Ni frågade om hur ni implementerar detta här är tre konkreta steg". Erbjud praktiska fördelar som kaffe, certifikat eller nätverksmöjligheter under lunchen.
Efter eventet skicka personlig återkoppling till deltagare som bidrog särskilt. Säg hur deras insats påverkade resten av gruppen. Den här gesten är enkel men betydelsefull. Forskning visar att deltagare som får feedback återkommer gärna till nästa event och de berättar för andra.
Värdering behöver inte kosta pengar. De handlar om att märka och bekräfta människors insatser. Det skapar lojalitet.
Testa en eller flera av dessa metoder vid ditt nästa event. Börja med tydlig information det är enklast. Observera hur motivationen förändras. Vilken metod tror du skulle fungera bäst för just dina deltagare?
