Hur bokar du rätt lokal för antalet deltagare

Du planerar ett möte, en konferens eller en föreningssammankomst. Du vet ungefär hur många som ska komma. Men sedan börjar frågorna komma: Vilken lokal passar? Blir det för trångt? Eller för tomt? Hur du bokar rätt lokal för antalet deltagare är faktiskt avgörande för hela arrangementets lyckande. Det är ingen småsak.

En för liten sal gör att folk står tätt packade och blir irriterade. En för stor lokal känns tom och kall, och de kostar onödan mycket pengar. Värre än så: fel storlek kan skapa säkerhetsproblem. En restaurang i Stockholm bokat en sal för 80 personer när de väntade 150. Resultatet blev ett kaos. En idrottsförening i Malmö hyrde en stor sal för 200 personer när bara 60 dök upp det kostade tusentals kronor i onödan. Det behöver inte bli så.

Räkna deltagare och lägg till lite extra

Börja med att göra en realistisk uppskattning. Hur många sa ja? Räkna alla som bekräftat sitt deltagande. Men gör inte misstaget att tro att alla kommer. Vid företagsevenemang brukar ungefär 80 90 procent av de som sagt ja faktiskt dyka upp. Vid ideella föreningar kan det vara mindre. Lägg därför till en buffert på 10 20 procent extra plats. Om du förväntar 100 deltagare, boka för 110 120.

Hur många kvadratmeter behöver du per person? Det beror på arrangementet (och nu ska jag säga till dig):

• Konferens med stolar och bord: 1,5 2 kvadratmeter per person
• Workshop med aktiva övningar: 2 3 kvadratmeter per person
• Nätverksmöte med mingel: 2 2,5 kvadratmeter per person
• Föreläsning med bara stolar: 0,8 1 kvadratmeter per person

En sal på 150 kvadratmeter passar alltså bra för en konferens med 75 personer. Underskatta aldrig. En ansträngd atmosfär med för många i en liten lokal gör att människor mår dåligt och går tidigt.

Kontrollera vilka behov du faktiskt har

Innan du kontaktar lokalen, gör en checklista över vad du behöver. Fråga dig själv: Behöver några i gruppen rullstolsanpassning? Krävs det en projektör och duk? Behöver ni wifi? Ska det serveras kaffe och fika? Finns det ett kök eller måste ni beställa från catering?

Genom att göra detta redan nu sparar du tid och frustrationen senare. Du undviker överraskningar dagen före evenemanget. Prata med lokalen om dessa krav och fråga direkt om de kan ordna det. Många lokaler kan erbjuda paket som redan innehåller det du behöver.

Boka långt i förväg och ha en backup

Populära lokaler går fort. För större evenemang bör du kontakta lokalen minst 2 3 månader innan. Under hösten och våren är efterfrågan störst. Använd bokningssystemen som många kommuner och privata lokaler erbjuder där kan du se direkt vilka tider som är lediga och jämföra olika salar.

Men vad gör du om din förstahandsval är bokad? Ha alltid en backup-plan. Identifiera två tre alternativa lokaler redan nu. Ringer du runt till flera på samma gång ökar chansen att få det du vill. Många lokaler kan också placera dig på en avbokningslista om någon annan rensar sitt bokade datum, hörs det av dig.

Förstå priserna och möjliga rabatter

Hyran beror på flera saker: lokalens storlek, vilken utrustning som är inkluderad, och vem som bokar. En förening får ofta rabatt jämfört med ett privat företag. Många kommuner subventionerar ideella organisationers lokalhyra det kan bli betydligt billigare än vad privatpersoner betalar.

Innan du skriver kontrakt, fråga alltid: Vad ingår i priset? Är projektör, wifi och bord redan inräknad? Eller tillkommer det senare? Finns det dold städkostnad om du inte städar själv? Hur mycket är strömavgiften? Att ställa dessa frågor nu sparar dig från obehagliga överraskningar på fakturan.

Läs reglerna innan du skriver under

Varje lokal har regler. Ofta finns det gränser för hur högt det får vara. Vissa lokaler tillåter inte djur eller rökelse. Andra kräver att du lämnar stället rent och snyggt. Läs avtalet noga innan du undertecknar. Fråga redan vid bokningen: Vilken maximal ljudnivå tillåts? Vad händer om vi orsakar skador? Vilka städregler gäller?

Om du bryter mot reglerna kan det bli dyrt. Ett företag i Göteborg fick en extra faktura på 3000 kronor för dålig städning efter sitt möte. En förening fick böter för att försäljningen gick för långt sent på kvällen. Det är bara att fråga i förväg.

Du är nu redo att boka. Börja med att räkna dina deltagare noggrant och lägg till buffert. Lista dina behov. Kontakta flera lokaler långt i förväg. Jämför priser och vad som ingår. Läs reglerna. Börja din bokning idag vi på Konferenscenter.nu hjälper dig att hitta rätt sal för ditt behov. Det finns lokaler som passar för varje arrangemang och budget.