Anpassa konferensen för alla målgrupper
En tech-konferens drar igång på en måndag morgon. Startupfolk från små företag maler fram på caféet. Samtidigt möter sig chefer från stora företag i loungen. De pratar olika språk, behöver olika saker, och förväntar sig helt olika upplevelser. Om du planerar en konferens utan att anpassa den för dessa två grupper, kommer hälften att gå hem besvikna.
Hur du anpassar konferensen för olika målgrupper handlar om att förstå vem som kommer och vad de behöver egentligen. Det är skillnaden mellan en så-så event och en konferens som folk faktiskt vill åka på och berättar om senare. Med rätt anpassning får fler människor ut något från dagen ditt event når längre. Och folk kommer tillbaka nästa gång.
Lär känna din publik det är allt
Innan du bokar en sal eller planerar ett program måste du veta vem som faktiskt kommer. Det handlar inte bara om antal. Det handlar om att förstå dem.
Börja med fyra saker. Ålder spelar roll tjugoåriga studenter behöver något helt annat än femtioåriga företagsledare. Yrke är viktigt en arkitekt och en försäljare tänker på konferensen på olika sätt. Värderingar formas av vad folk bryr sig om miljö, karriär, nätverk eller kunskap. Och beteende visar hur de faktiskt agerar köper de tidigt eller sent? Kommer de online eller fysiskt?
Hur samlar du in denna information? Börja med registreringsformuläret. Fråga inte bara namn och mejl. Fråga:
- Vad jobbar du med?
- Vilken bransch representerar du?
- Vad hoppas du lära dig på konferensen?
- Är detta ditt första event hos oss eller kommer du tillbaka?
- Föredrar du att delta online eller fysiskt?
Titta också på tidigare event. Vilka kom? Vad tyckte de? Feedback från förra året är guld värd den säger exakt vad som fungerade och vad som inte gjorde det.
Välj rätt format digital, fysisk eller båda
Det finns tre vägar framåt. Du kan göra de helt fysiskt. Du kan göra de online. Eller du kan göra ett hybrid-event där folk kan delta både på plats och via skärmen. Vilket passar din publik?
En fysisk konferens är best när folk behöver träffas ansikte mot ansikte. Nätverkandet innan lunch är värt sitt vikt i guld. Du känner energin i rummet. Du kan se kroppsspråket. Startupfolk vill ofta träffas fysiskt för att bygga relationer och göra affärer på stället (och det kan jag förstå).
En digital konferens är perfekt för folk som sitter långt bort eller har små barn hemma. En student i Kiruna behöver inte åka till Stockholm för att lyssna på ett föredrag. Det kostar ingenting att streama. Miljön tackar dig också ingen måste åka långväga.
Ett hybrid-event ger det bästa av två världar. Stora företag kan skicka några personer fysiskt medan andra kollegor loggar in från kontoret. Det nådde fler. Det kostar mindre för arrangörer än ett rent fysiskt event. Och folk kan välja själva hur de vill delta det är en vinnare för de flesta målgrupper.
Gör konferensen tillgänglig för alla
Tillgänglighet handlar inte bara om rullstolar och entrén. Det handlar om att ta bort hinder så att fler kan komma. Det är en attityd som genomsyrar allt du gör.
Börja med tiden. Många arbetar heltid. En konferens på vardagen kan vara svår för dem. Erbjud kvällssessioner eller fredagar som slutar tidigt. Eller gör delar av de online så folk kan delta hemma efter jobbet.
Pris är en stor grej. En dyr konferens utesluter studenter, arbetslösa och folk från mindre företag. Fundera på rabatter. En tidig fågel-rabatt belönar folk som planerar långt fram. En student-rabatt kostar ingenting för dig men betyder världen för någon som läser. Sponsring av några biljetter gör att folk som inte har råd ändå kan komma.
Innehållet spelar roll. Se till att du har kvinnliga talare. En konferens med bara män attraherar inte kvinnor och du mister halva målgruppen. Boka en tolk för döva om du kan. Det visar att du bryr dig om att alla ska förstå.
Det fysiska rummet måste vara tillgängligt. Hiss istället för trappor. Toaletter för rullstolsförare. Mat som passar vegetarianer, veganer och folk med allergi. Dessa små saker säger: du är välkommen här.
Skräddarsy program och kommunikation
Nu vet du vem som kommer. Nästa steg är att göra programmet relevant för dem.
Om du har både startups och stora företag ge dem något tillsammans först. Sedan kan de splittras. Startupfolk kanske vill prata om hur man växer snabbt. Företagschefer vill lära sig om skalning och risker. Två olika workshops. Samma konferens.
Använd rätt kommunikationskanal för att nå folk. Om dina deltagare är professionella och över trettio sitter de på LinkedIn. Annonsera där. Om du vill nå tjugoåriga studenter finns de på Instagram. Posta där istället (det är bara så de funkar). Du kan inte nå alla på samma ställe. Så gå dit folk redan är.
Berätta varför folk bör komma. En affärsägare bryr sig om ROI kommer det att ge bättre affärer? En student bryr sig om kunskap och CV. En anställd vill veta om det ger bättre jobbchans. Anpassa budskapet. En rubrik räcker inte för alla.
Utvärdera och förbättra
Dagen efter konferensen är inte slut. Det är början på nästa.
Skicka ut en kort enkät. Bara fem frågor. Vad tyckte du? Vad saknade du? Skulle du komma nästa år? Denna feedback är inte bara trevlig att få den är vital för att förbättra nästa event.
Läs genom svaren. Se mönster. Kanske sa tjugo procent att det var för långt. Nästa år gör du de kortare. Kanske tyckte folk att det var för dåligt kaffe en enkel fix nästa gång.
Spara även data från registreringen. Vilka ställde många frågor? Vilka deltog online? Vilka kom aldrig? Du lär dig något från alla dessa människor.
Börja nu med ditt nästa event. Utgå från en enkel fråga: vilka fyra grupper av människor vill jag nå? Sedan skriver du på ett papper vad var och en behöver. Det är allt som krävs för att komma igång. Resten löser sig själv när du fokuserar på dem inte på dig själv.
