Hur väljer du rätt upplägg för en endagskonferens

En endagskonferens kan vara ett kraftfullt sätt att samla människor, dela kunskap och bygga nya kontakter. Men många konferenser misslyckas redan innan de börjar helt enkelt för att rätt upplägg inte valdes från början. Så väljer du rätt upplägg för en endagskonferens handlar inte om att följa en mall. Det handlar om att förstå vad du vill uppnå och vem som ska vara där.

Det finns ingen universell lösning, liksom. Din målgrupp, ditt syfte och din budget styr helt valet mellan ett fysiskt möte, en digital lösning eller något däremellan. En konferens om vindkraft kräver något helt annat än ett branschmöte för musikpublicister. Låt oss gå igenom hur du bygger en dag som faktiskt fungerar.

Definiera dina mål innan du väljer format

Börja här. Inte med lokalen. Inte med affischen. Börja med en enkel fråga: Varför håller vi den här konferensen?

Olika syften kräver olika upplägg. Vill du främst att deltagarna ska nätverka och bygga relationer? Då behövs mycket tid för paussamtal och mindre gruppdiskussioner. Handlar det om att sprida kunskap från forskare och experter? Då kan du ha längre föreläsningar med tid för frågor. Eller vill du diskutera en branschfråga och hitta lösningar tillsammans (det är faktiskt det bästa)? Då behövs paneler och workshops där folk kan vara aktiva.

Kartlägg också din målgrupp noggrant. Vem behöver vara där? Är det företagsledare, praktiker, studenter eller en mix? Vilken kunskap har de redan? Vad behöver de lära sig? En endagskonferens inom vindkraften kan locka olika aktörer utbildare, industrin och nätverk för att presentera enkätresultat och skapa nya samarbeten. Det kräver ett helt annat program än en inriktad workshop för tekniker.

När dina mål är klara väljer du format naturligt. Är målet lokal nätverkning? Välj fysisk närvaro. Behöver du nå folk från flera länder? Hybrid eller helt digitalt gör underverker. Du kan till exempel erbjuda både platserna i salen och streaming via YouTube, precis som Manifest Talks gör i Stockholm.

Bygg ett engagerande program som håller intresset

En hel dag av bara föreläsningar dödar intresset. Det vet alla som suttit på konferenser. Det som fungerar är en blandning olika format som skiftar mellan att lyssna, delta och diskutera.

Här är en klassisk tidsplan för en 8-timmars konferens:

• 09:00 09:30 Ankomst och kaffe. Låt folk hinna sitta sig ner ordentligt.
• 09:30 10:15 Öppningsföreläsning. En inspirerande talare som sätter tonen.
• 10:15 10:45 Kort paus med mingel. Viktigt folk behöver röra på sig.
• 10:45 11:45 Två parallella workshops. Deltagarna väljer vad som intresserar dem mest.
• 11:45 12:30 Gemensam paneldiskussion. Tre-fyra experter diskuterar ett kärnämne medan publiken ställer frågor.
• 12:30 13:30 Lunch. Inte bara mat det är här nätverken växer. Möt folk vid bordet, inte bara i fikat.
• 13:30 14:30 Tematiska breakout-grupper. Mindre diskussioner i mindre rum där folk kan gräva djupare.
• 14:30 15:00 Avslutande föreläsning eller sammanfattning.
• 15:00 Fika och öppet nätverkande för den som vill stanna.

Se skillnaden? Det är inte bara pratstunderna som räknas. Pauserna är lika viktiga. Folk hinner andas, bearbeta och träffa nya människor.

Lokalen och tekniken spelar en stor roll. Du behöver rum som går att dela upp för workshops. Du behöver mikrofoner som fungerar. Du behöver skärmar där folk bakom kan se de PowerPoints. Många konferenser misslyckas helt enkelt för att ljudet är dåligt eller wifi inte håller. Investera här det märks på engagemanget.

Och glöm inte att hålla nätverket levande efter dagen. Skicka ut deltagarnas mejl och namn, en lista över vad som diskuterades. Överväg en privat grupp på LinkedIn eller Discord där folk kan fortsätta prata (många använder det faktiskt). Mycket av värdet från en konferens skapas egentligen veckor efter själva dagen när folk börjar samarbeta baserat på vad de träffades om.

Det vanligaste misstaget är att täcka för mycket på för kort tid. Bättre att gräva djupt i två-tre saker än att skrapa på ytan av tio.

Test, mät och förbättra för nästa gång

Rätt upplägg skapas inte i första försöket. Det skapas genom att lyssna på feedback och testa nytt nästa år.

Efter konferensen skicka ut en kort enkät. Inte tjugo frågor fem räcker. Vad var bäst? Vad var sämst? Skulle du komma nästa år? Vilka ämnen brinner du för? Läs svaren. Märk mönstren.

Mät också resultat. Om målet var nätverkande höll folk kontakt efter dagen? Om målet var kunskap kunde deltagarna använda de som de lärde sig? Om målet var samarbete startades nya projekt?

Börja nu med ditt eget konferenceprojekt. Ställ de tre frågorna: Varför? Vem? Vad vill de få ut av det? Svaren leder dig rätt väg. Och när du väl planerar kan konferenscenter.nu hjälpa dig hitta rätt lokal och hantera allt praktiskt.

Din nästa konferens kan bli den som folk faktiskt minns för all kunskap som delades och alla relationer som byggdes.