Gör deltagarna delaktiga under konferensen
Du sitter på en konferens. En talare presenterar i tjugo minuter utan att fråga någonting. Deltagarna sitter tysta med korsade armar. Några scrollar på sina telefoner. Det känns tamt, eller hur?
Det behöver inte vara så. Hur du gör deltagarna delaktiga under konferensen avgör helt om folk lär sig något, nätverkar eller bara räknar minuter tills lunch. Det här handlar inte om att vara söt mot dina gäster. Det handlar om att få resultat.
Engagerade deltagare stannar längre. De nätverkar faktiskt med varandra. De tycker att eventet var värt tiden. Och de berättar om det efteråt (vilket är värt guld för dig). Det är din stora chans att visa vad du kan ordna.
Jag ska visa dig tre konkreta sätt att väcka liv i din nästa konferens.
Låt deltagarna prata mer än du gör
Det finns en enkel regel som fungerar överallt: du pratar tjugo procent. Deltagarna pratar åttio procent. Resten är pauser och övergångar.
Varför fungerar de? För att människor lär sig genom att göra, inte genom att lyssna. När du ställer en fråga och väntar på svar händer något i hjärnorna. De tvingas tänka. De vill höra vad andra tycker. Plötsligt är de där.
Så hur gör du det praktiskt? Dela upp gruppen i mindre delar. Låt tre till fyra personer sitta tillsammans och diskutera ett problem i fem minuter. Ställ sedan frågor till hela salen: "Vad sa er grupp?" Nu får du många röster, inte bara från de tre säkeraste personerna.
Skapa också pauser. En lång tystnad känns obehaglig, men den är guldvärd. Det ger tystare deltagare tid att fundera innan de svarar. Många människor behöver några sekunder för att vara klara över vad de vill säga.
Använd rätt verktyg för att få alla med
Om du ber folk att räcka upp handen hörs bara höga röster. Några tysta blir ännu tystare. Då är det dags för andra verktyg.
Mentimeter och Slido är enkla omröstningsappar. Du skriver en fråga. Deltagarna svarar på sina mobiler. Resultatet visas direkt på skärmen. Det tar två minuter och plötsligt har alla deltagit. Även den som aldrig höjer handen.
Du kan också testa anonyma svar. Med en app som Idea Builder kan folk skriva tankar utan namn. Det gör att tystare personer vågar säga vad de tycker. Och ofta är det just de lugna folken som har de mest genomtänkta idéerna (jag ser det på nästan varje event).
Smågruppmetoder som bikupa och World Café fungerar också bra. I bikupa delar du in folk i par som diskuterar. Sedan byter de partner och diskuterar med någon ny. Det blir många samtal istället för ett stort möte. World Café är liknande men folk sitter kring olika bord och roterar.
Skapa energi och sammanhållning mellan talarna
En konferens där folk sitter stilla åtta timmar blir trött. Det spelar ingen roll hur bra talarna är.
Därför behöver du rörelse och variation. En promenad utanför byggnaden midt på dagen gör underverk. En tio minuters paus för stretching. En social aktivitet där folk kan prata över kaffe. Små saker, men de laddar batteriet.
Variera också formatet mellan talare. En lång föreläsning. En panel med diskussion. En workshop där folk gör något själva. En kort film. Byt mellan att folk sitter, står och går omkring. Det håller fokus uppe.
Och här är något många missar: låt deltagarna själva vara med och bygga programmet. Innan konferensen frågar du vad folk vill lära sig. Du låter dem välja mellan olika workshop-alternativ. Du ber dem meddela om de vill presentera något. Plötsligt äger de konferensen tillsammans med dig. De är inte bara åskådare.
Börja med en förändring
Du behöver inte göra allt på en gång. Börja med en sak.
För nästa konferens: testa en omröstning redan vid registreringen. Fråga "Vad vill du lära dig mest?" och visa resultaten när folk anländer. Det tar tjugo minuter att sätta upp men visar direkt att det här blir annorlunda.
Eller lägg in en femtonminutersgrupp-diskussion efter första talaren. Dela in folk i grupper om fyra. Ge dem en fråga som hör till talet. Hör vad som händer.
När dessa två saker fungerar lägger du till en promenad. Sedan en workshop. Bit för bit blir din konferens ett ställe där folk verkligen vill vara.
Det handlar inte om att det ska vara perfekt. Det handlar om att visa att du lyssnar på dina deltagare. Om att du tror att deras tankar är värdefulla. Om att du inte bara vill hålla ett tal utan faktiskt vill att folk lär sig något tillsammans.
En konferens är inget TV-program. Det är en möjlighet för människor att tänka, tala och växa tillsammans. Gör den möjligheten rätt och folk kommer tillbaka.
