Så får du ledningsgruppen att älska konferensen
Ledningskonferenser kan kännas långtråkiga. Folk sitter och lyssnar på föreläsningar. Tankarna börjar vandra. Energin sjunker. Men det behöver inte vara sådan. Det går att ändra helt. Så får du ledningsgruppen att älska konferensen handlar om att bryta gamla mönster och göra något som faktiskt engagerar människor. Med rätt förberedelser blir mötet något som ledningsgruppen ser fram emot istället för något de måste gå igenom.
Bryt de gamla mönstren med interaktivitet
Passiva föreläsningar fungerar inte. Deltagare glömmer det mesta inom en timme. Men när folk får vara med och diskutera? Då fastnar informationen. Forskning visar att deltagare minns och agerar mycket mer när de själva är aktiva snarare än bara att lyssna.
Här är nyckeln: bryt efter ungefär 15 minuter. Inte längre. Efter 15 minuter bör du ställa en fråga, starta en diskussion eller låt gruppen rösta på något. Använd en enkel poll. Dela in folk i mindre grupper. Låt dem diskutera två minuter med grannen. Människor trivs när de får bidra. De känner att deras tankar spelar roll (vilket är lika viktigt för själva motivationen). Det är då konferensen blir levande.
Skapa en agenda som faktiskt fungerar
En bra agenda är inte lång och detaljerad. Det är överskådlig och klar. Folk behöver veta varför de är där och vad ni ska åstadkomma. Börja med syftet. Sätt mål för dagen. Skriv ned tiden för varje del. Glöm inte pauserna.
Pauser låter inte som arbete, men de gör det. Pauser ökar fokus. De ger hjärnan tid att bearbeta information. Folk är mer pigga och alert efter en paus än utan. Planera 15 minuter paus för varje timme ni jobbar. Servera kaffe och något litet. En tydlig tidsplan gör att mötet flyter bättre. Folk vet vad som kommer härnäst. Det skapar trygghet.
Använd metoder som får folk att vilja delta
Kafémodellen är enkel men kraftfull. Du delar in gruppen i mindre bord. Varje bord diskuterar en fråga. Efter 20 minuter byter folk bord. Nu sitter de med nya människor och diskuterar något nytt. På så sätt får alla höra olika perspektiv. Även tysta deltagare bidrar mer i små grupper än i stora möten.
Du kan också göra teambuilding utan att det känns påtvingat. Lego-utmaningen är ett exempel. Dela in gruppen i par. En person får instruktioner. Den andra bygger utan att se. Efteråt skrattar folk åt resultaten. Men de lär sig också om kommunikation och hur viktigt det är att vara tydlig (och det är verkligen viktigt). Övningar som dessa stärker samarbetet på ett naturligt sätt.
Fundera på miljön och energin
Mötesrummet spelar större roll än du tror. God teknik gör att presentationer fungerar utan krångel. Inspirerande väggfärger eller konst gör rummet mindre grått. Bra belysning håller folk vakna. Rätt temperatur är viktigt också.
Mat påverkar energin mer än många inser. Frukt och smörgåsar håller energin uppe länge. Godis ger en snabb boost men sedan sjunker fokus. Servera vatten och te hela dagen. Håll rummet luftigt. Du som ledare sätter tonen. Om du verkar engagerad och glad blir gruppen det också. Skratt och lättsamhet ökar när ledaren visar att det är okej att vara avslappnad.
Se till att distansdeltakare känner sig välkomna
Distansdeltakare glöms ofta bort. De sitter hemma eller på sitt kontor. När gruppen diskuterar skärmar de av kameran och glömmer att distanspersonen är med. Det är lätt hänt men de känner sig mer eländiga än de som sitter inne i rummet.
Börja med en tydlig inbjudan. Skicka länken i god tid. Testa tekniken dagen innan. Ha någon som kan hjälpa om något inte fungerar. Under mötet: se till att distansdeltakare kan prata. Uppmana dem att ställa frågor. Filma tavlan så de ser vad ni skriver. Inkludera dem i små gruppdiskussioner genom att blanda online och på plats. Ett inkluderande möte blir ett bättre möte för alla.
Nu är bollen i din bana. Du vet vad som gör skillnad. En väl planerad konferens med interaktiva moment, inspirerande miljö och rum för alla att bidra det skapar möten som folk minns. Nästa gång du planerar en ledningskonferens, testa dessa metoder. Din ledningsgrupp kommer att märka skillnaden. De kommer till nästa möte utan att murra. De kanske till och med frågar när nästa är.
