Konferenser är fantastiska tillfällen att träffa nya människor, lära dig något nytt och utveckla ditt nätverk. Men utan rätt förberedelse kan det bli en stressig upplevelse. En checklista inför din nästa konferens gör skillnaden mellan att springa runt desperat och att kunna njuta av dagen. Konferensbranschen växer kraftigt just nu efterfrågan ökar med omkring tio procent varje år. Det är viktigare än någonsin att veta vad du ska göra före, under och efter arrangemanget.
Oavsett om du är deltagar, arrangör eller föreläsare behöver du en plan. En bra checklista tar bort oron och ger dig tid att fokusera på det som betyder något. Låt oss gå igenom allt du behöver veta.
Planering och bokning få ordning på de praktiska grejerna
Det första steget är att välja rätt konferens och boka den i god tid. Börja med att fråga dig själv: Vad vill jag lära mig? Vilka människor vill jag träffa? Var passar det in i mitt schema?
De viktigaste kriterierna när du väljer konferens är pris, plats och företagets mötespolicy. Cirka sjuttio procent av företagen har en sådan policy det betyder att många redan vet exakt vad de kan spendera och var de kan åka. Kontrollera att konferensen passar in i dessa ramar innan du bokar.
Boka konferensen på en av dessa kanaler:
- Arrangörens hemsida ofta snabbast och enklast
- Konferensbyråer bra om du behöver hjälp att hitta rätt arrangemang
- E-post kontakta arrangören direkt om du har frågor
Boka helst två till tre månader i förväg. Du får bättre priser, fler boende att välja mellan och större chans att få plats på de sessioner du vill gå på.
Tekniken och logistiken så undviker du överraskningar
Teknik kan gå fel. Därför måste du planera för det. Om konferensen är hybridformat både på plats och online behöver du veta hur du deltar. Får du en länk? Behöver du programvara? Testa alltid din internetanslutning dagen innan.
Gör följande innan konferensen:
- Testa Wi-Fi-anslutningen på platsen eller hemma
- Kontrollera att din dator, mobil eller surfplatta fungerar
- Ladda ner och installera program du behöver
- Ha en reservplan vad gör du om internet går ner?
Om du arrangerar konferensen behöver du kontrollera mikrofoner, högtalare och projektorer innan dagen. Ha alltid en backup-plan (man vet ju aldrig vad som händer). Vad gör du om strömmen går? Var är de andra projektorerna? Vem ringer teknikern?
Dina roller checklista för deltagare, arrangörer och föreläsare
Om du är deltagare: Läs programmet noga två veckor innan. Anteckna vilka sessioner du vill gå på. Boka din resa och ditt boende. Packa relevanta dokument, visitkort och en anteckningsbok. Kom femton minuter innan varje session börjar.
Om du är arrangör: Se till att all digital kommunikation är klar e-post, sociala medier, påminnelser. Ordna catering och säkerhet. Gör en detaljerad tidslinje för hela dagen. Skapa nödvändiga dokument som program, namnbrickor och eventuell säkerhetsinformation. Ha en person ansvarig för varje del.
Om du är föreläsare: Förbered ditt inlägg två veckor innan. Testa tekniken på plats minst en dag innan. Vet du exakt hur långt du ska tala? Har du säkerhetskopior av dina bilder? Vet du hur många minuter du har till förfogande?
Planering före konferensen vecka för vecka
Två månader innan: Boka konferensen. Boka resa och boende. Berätta för din arbetsgivare att du åker.
En månad innan: Läs programmet. Välj vilka sessioner du vill gå på. Boka eventuella möten med andra deltakare.
En vecka innan: Packa din väska. Skriv ut eller spara all information. Testa din teknik. Läs programmet en gång till.
Dagen innan: Testa Wi-Fi. Ladda dina enheter. Sov bra. Minska stressen genom att veta att du är förberedd.
Är du arrangör? Då behöver du göra detta två veckor innan: Kontrollera alla bokningar. Bekräfta föreläsare och leverantörer. Se till att all teknik är beställd och testad. Planera dag-för-dag-logistiken.
Under konferensen gör det bästa av det
Kom tidigare än planerat. Fika, träffa andra deltagare och orientera dig på platsen. Det minskar nervositeten och ger dig tid att hitta rätt sal.
Använd konferensen för att nätverka. Tala med människor vid lunchen. Byt visitkort. Ställ verkliga frågor under frågorna-sessionen. Det är ofta vid de här tillfällena som de mest intressanta kontakterna uppstår.
Ta anteckningar. Skriv inte allt utan anteckna bara de viktiga poängerna. Du kan se videon senare eller läsa vad andra skrev.
Efter konferensen så behåller du värdet
Konferensen är inte över när den är över. De verkligt värdefulla arbetet börjar nu.
Gör följande inom en vecka:
- Läs igenom dina anteckningar och sortera dem
- Kontakta de personer du träffade skicka ett e-mail med något personligt
- Implementera ett tips du lärde dig
- Dela dina lärdomar med ditt team
- Ge feedback till arrangören
Om du är arrangör: Skicka en tack-e-mail till alla föreläsare och leverantörer. Samla feedback från deltagare. Analysera vad som gick bra och vad du kan förbättra nästa år. Spara all statistik och kontaktinformation för nästa arrangemang.
Konferensbranschen växer och utvecklas ständigt. Företag satsar mer på detta än tidigare. Det betyder att dina möjligheter att lära dig något nytt och träffa intressanta människor blir bara större. Men det kräver att du planerar rätt.
Använd en checklista nästa gång. Markera av allt när du är klar. Det tar bara tio minuter och sparar dig timmar av stress.
Har du tips på vad som borde stå på checklistan? Eller planerar du redan din nästa konferens? Dela dina idéer eller boka ditt nästa arrangemang idag. Lycka till!
