Så organiserar du en konferens med många talare
En konferens med många talare skapar något speciellt. Olika röster, olika perspektiv och olika erfarenheter gör att publiken får se en fråga från flera håll. Sverige har en lång tradition av detta tänk på partikongresser där många får ordet, eller branschmöten där experter delar sina tankar. Men så organiserar du en konferens med många talare är en fråga som många ställer, särskilt nu när hybrid-format är normen. Du arrangerar både för dem som sitter i salen och för dem som loggar in hemifrån. Det kräver annan planering än förut, helt enkelt.
Börja med rätt förberedelser
Innan du ringer en enda talare måste du veta vad konferensen handlar om. Vilken målgrupp vill du nå? Vad ska deltagarna ta med sig hem? Ett tydligt tema lockar både talare och publik. Om du arrangerar en konferens om hållbarhet i byggbranschen berätta de från början. Sedan planerar du tiden. Om du har sex talare och fyra timmar på schemat räknar det ut sig själv nästan. Varje talare får ungefär 30 minuter, inklusive frågor från publiken. En erfaren konferensledare är guld värd här (och jag säger det utan överstatement) den personen håller ihop programmet och ser till att allt flyter på. Utan en stark ledare ramlar talare och timing ur fokus ganska snabbt.
Välja och stötta dina talare
Du behöver mångfald bland dina talare. Olika yrken, olika bakgrunder, olika åsikter det gör konferensen intressantare helt enkelt. Kontakta talare tidigt, minst två-tre månader innan evenemanget. De behöver veta exakt vad de ska prata om och hur långt de får tala. Ge dem också praktisk hjälp: vilken mikrofon använder ni, hur långt innan måste de vara där, kan de få feedback på sitt tal? En talare som känner sig väl förberedd presterar bättre. En bättre presentation betyder högre engagemang från publiken det är så enkelt.
Teknik och hybridformat så löser du det
Hybrid-konferenser är vanligare nu. Över 60 procent av större konferenser i Sverige erbjuder både fysisk och digital närvaro. Men de kräver extra jobb. Du måste säkerställa att både dem i salen och dem hemma vid skärmen får samma upplevelse. Ha en tekniker på plats som kan hantera övergångar mellan talare, justera mikrofoner och se till att streamen fungerar. Allt kan gå fel därför måste du ha en backup-plan. Spela in talarna i förväg om du kan, eller ha en alternativ kommunikationskanal om internet går ner. Bättre att förbereda sig än att panik sprider sig mitt i konferensen, skulle jag säga.
Engagemang under och efter konferensen
Låt deltagarna vara med. Använd digitala frågeformulär så att både fysiska och digitala besökare kan ställa frågor. En livechatt där folk diskuterar vad talarna säger ökar engagemanget enormt. Efter varje tal kan du göra en kort Q&A-session. Statistik visar att över 70 procent av deltagarna säger att de får större insikt från konferenser med flera talare jämfört med evenemang med bara en eller två. Samla feedback från både deltagare och talare efteråt. Vad gick bra? Vad kan bli bättre nästa gång? De här informationen gör nästa konferens ännu starkare.
Nu är du redo. Du har en klar målgrupp, ett relevant tema och ett tydligt tidschema. Du väljer talare som representerar olika perspektiv och ger dem den hjälp de behöver. Du investerar i teknik så att både fysiska och digitala deltagare får en bra upplevelse. Och du skapar interaktion så att folk faktiskt blir engagerade. Det är den kombinationen struktur plus mångfald plus teknik som gör en konferens framgångsrik. Är du redo att starta ditt eget arrangemang? Ett konferenscenter i Sverige kan ge dig allt från salar till teknisk support. Dags att göra det!
